Smartphones, tablets, headphones, e-readers… os inúmeros gadgets que usamos diariamente ficaram tão interligados ao nosso estilo de vida que até mesmo no ambiente de trabalho passamos a usá-los. Basta olhar ao redor para notar isso. Observe quantos equipamentos não corporativos estão conectados à rede da empresa. Serão muitos, com certeza.
E o que pode parecer um problema à primeira vista, na verdade não é. Até porque é possível reverter essa tendência e transformá-la em uma vantagem competitiva. Em inglês, até existe uma sigla para definir esse processo: BYOD (Bring Your Own Device, ou Traga Seu Próprio Dispositivo, em tradução livre). Esse conceito nada mais é do que a permissão que as empresas dão aos funcionários para que eles usem seus próprios dispositivos para fins corporativos.
Nos Estados Unidos, por exemplo, a Associação da Indústria de Tecnologia da Computação (CompTIA) fez uma pesquisa em 2014 e mostrou que 55% das empresas estadunidenses já haviam implantado estratégias de BYOD na rotina de trabalho.
A crise transformou o BYOD em uma forma de conciliar redução de custos com o aumento da produtividade. Empresas que desejam acrescentar dinamicidade, criatividade e inovação aos seus processos têm aderido ao conceito, que se tornou mais do que um estilo de gestão e governança em TI, mas sim uma necessidade.
Para mostrar o quanto esse conceito tem adicionado às empresas, trouxemos as três principais vantagens que ele apresenta:
1. Economia com hardware
Como os gadgets são do próprio funcionário, o custo com os hardwares diminui de forma considerável. É claro que os gastos com softwares, segurança da informação e infraestrutura continuam sendo uma necessidade, mas é eliminada a obrigatoriedade de comprar e trocar equipamentos com frequência.
2. Maior agilidade
Como os funcionários têm acesso ao sistema empresarial em qualquer lugar e a qualquer momento, é mais fácil tomar decisões estratégicas com uma maior velocidade. Não é preciso esperar o dia seguinte, por exemplo, para resolver um problema urgente.
3. Aumento da produtividade
O BYOD permite que os funcionários trabalhem de qualquer lugar, já que todos podem acessar as informações a partir dos próprios gadgets. Se a pessoa se sentir melhor em home office, por exemplo, ela pode trabalhar de casa. Isso aumenta o nível de satisfação e, como consequência, eleva a produtividade do negócio como um todo.
Como conciliar BYOD e segurança?
Depois de toda essa explicação, é importante esclarecer uma dúvida comum sobre o BYOD. Um dos grandes receios dos empresários é o de permitir que dispositivos de terceiros acessem a rede da empresa. Isso pode até ser um problema, mas só para quem não possui uma política estruturada de governança em TI. Por isso é preciso reforçar a segurança da informação e tomar atitudes simples para evitar riscos à integridade dos dados:
1. Autenticação por dois fatores: Quem está acostumado com serviços bancários sabe do que estamos falando. É aquela camada extra de segurança que pede duas informações na hora de realizar qualquer acesso, como a senha eletrônica e a impressão digital ou a senha numérica e a alfabética, por exemplo. Esse tipo de reforço garante que, se uma senha cair nas mãos de terceiros, eles não consigam acessar os dados por não terem a segunda chave.
2. Backup online: Uma boa solução para o sistema BYOD são os dados em nuvem. Contratar uma empresa especializada nesse tipo de serviço garante tranquilidade e segurança para seus dados.
3. Soluções em endpoint: Como os pontos iniciais para acesso aos sistemas serão os dispositivos pessoais, é necessário trabalhar com sistemas unificados de detecção de ameaças, como antivírus específicos para mobile e firewalls.
4. Monitoramento de TI: Encontrar uma empresa que realize o monitoramento de TI também é uma boa solução para evitar que seus dados sejam ameaçados. Ela vai cuidar da identificação de falhas, otimizar a disponibilidade dos serviços em nuvem e funcionar como um suporte em caso de dúvidas.
Problemas jurídicos
Por se tratar de equipamentos de terceiros, as empresas precisam tomar uma série de cuidados para não ferirem a legislação. Vamos conversar sobre algumas das dúvidas mais comuns:
1. Qual o limite legal para monitoramento e fiscalização?
Os tribunais brasileiros entendem que, se o dispositivo pertence à empresa, ela possui direito total no monitoramento do conteúdo trafegado. Porém não há jurisprudência que fale do limite de fiscalização quando o equipamento é do empregado. Por isso essa análise deve ser feita com extrema cautela para que a empresa não receba processos por violação à privacidade.
2. Como combater a pirataria?
A solução encontrada por muitas empresas é trabalhar de forma híbrida: o equipamento segue como o do usuário, mas o software é fornecido pela empresa. Isso ajuda a evitar a pirataria e a disseminação de vírus na rede.
3. É preciso pagar um “aluguel” pelos equipamentos?
Legalmente, não há nada que obrigue. Porém a concessão de uma pequena compensação financeira é uma prática muito comum nas empresas estadunidenses. Ela passa a ser incorporada ao rendimento do funcionário e funciona como uma taxa de retorno contra o desgaste do equipamento, por causa do uso diário na empresa. Esse método costuma ser mais barato do que comprar equipamentos para toda a equipe.
Então, o que fazer?
Aplicar um modelo BYOD exige planejamento adequado para todas as decisões. É preciso deixar todos os funcionários cientes de como vai funcionar, quais os limites e como será a atuação de cada pessoa. Além disso, é preciso se preocupar também com a segurança dos dados, de modo a conservá-los em qualquer situação. Para isso, conte com as empresas especializadas Active Solutions, pois temos a melhor solução para o seu negócio.
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